Adjoint(e) de direction principal(e) du président-directeur général

FONCTION PRINCIPALE : 

Fournir de façon confidentielle un soutien administratif efficient au président-directeur général, veiller à ce que les activités courantes soient gérées, coordonnées et accomplies de façon efficace et efficiente. Offrir du leadership et des conseils au groupe d’adjoint(e)s de direction.

RELATION HIÉRARCHIQUE :     

Sous la direction générale du président-directeur général.

FONCTIONS : 

1. Gérer et coordonner la circulation de l’information provenant du bureau du PDG et vers celui-ci.
2. Coordonner et mettre les rendez-vous à l’horaire, prioriser et gérer l’horaire du PDG.
3. Coordonner et traiter toutes les ententes et tous les contrats adressés au PDG, y compris ceux provenant du ministère de la Santé et de Santé Ontario.
4. Coordonner les réunions pour toutes les initiatives menées par le PDG : préparer le procès-verbal et l’ordre du jour, faire les suivis appropriés, réserver les salles de réunion, organiser l’installation de l’équipement audiovisuel et commander la nourriture.
5. Coordonner les préparatifs de voyage du PDG; préparer les demandes de remboursement de dépenses pour présentation et approbation, au besoin.
6. Présider les réunions de l’équipe de soutien aux cadres supérieurs et lui offrir du leadership.
7. Mener le recrutement d’adjoint(e)s de direction au besoin.
8. Réaffecter les adjoint(e)s de direction afin de combler toute absence.
9. Diriger la création de documents servant à standardiser le travail des adjoint(e)s de direction et des tâches relevant du bureau du PDG.
10. Mener les projets spéciaux à terme, comme assigné.
11. Coordonner les activités habituelles et spéciales, comme assigné par le PDG.
12. Tenir et mettre à jour les systèmes de classement et les systèmes électroniques de gestion des documents.
13. Préparer le rapport des dépenses mensuel (PDG) et trimestriel conformément aux exigences de responsabilisation du secteur parapublic en respectant les échéances.
14. Gérer le budget du bureau du PDG qu'il a contribué à dresser, s’assurer que les renseignements sont à jour et exacts, faire le suivi des dépenses, veiller à l’autorisation des factures, analyser et signaler les divergences.
15. Gérer et rediriger la correspondance et les demandes de renseignements (appels téléphoniques, rencontres sans rendez-vous, courriels, poste, télécopies, etc.) et obtenir les approbations nécessaires, au besoin.
16. Gérer les plaintes des patients et des employés, les diriger vers l’endroit voulu pour y donner rapidement suite.
17. Préparer et organiser des documents et une correspondance de nature variée, dans un format précis et professionnel, et obtenir l’approbation avant leur diffusion, au besoin.
18. Mener des recherches, compiler des données et maintenir des dossiers.
19. Traiter les données de la paie toutes les deux semaines, au besoin.
20. Fournir un soutien administratif aux membres de l’équipe administrative, au besoin.
21. Aider à nouer des partenariats solides et efficaces avec des intervenants internes et externes principaux et avec des leaders administratifs.
22. Veiller à ce que le PDG demeure au courant de toutes les questions internes et externes et qu’il soit avisé de tous les rendez-vous, de toutes les réunions, et qu’il y soit préparé.
23. Déterminer les projets d’amélioration et les faire concorder avec le Plan stratégique d’HSN, faire des suivis et des modifications afin d’atteindre les résultats voulus.
24. Participer aux activités d’éducation et de formation concernant les lois, les normes et les lignes directrices fédérales et provinciales en vigueur qui ont trait à la santé et à la sécurité.
25. Informer les gens au sujet de la santé, de la sécurité et du mieux-être en milieu de travail et en faire la promotion.
26. Représenter le service ou le programme au sein de divers comités et lors de réunions, au besoin. 
27. Accomplir d’autres tâches, au besoin. 

EXIGENCES

ÉDUCATION ET FORMATION : 

1. Au moins un diplôme de deux ans d’un collège reconnu en administration de bureau ou administration des affaires.
2. Certificat de formation du ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences : Sensibilisation des travailleurs à la santé et à la sécurité en 4 étapes.

EXPÉRIENCE : 

1. Au moins trois ans d’expérience de travail dans un rôle de soutien administratif de cadre supérieur, de préférence dans un milieu de soins de santé.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES : 

1. Vitesse minimale de frappe démontrée de 50 mots à la minute.
2. Aptitudes supérieures démontrées pour la gestion du temps, capacité à prioriser, sens de l’organisation, aptitudes analytiques, esprit critique, aptitudes pour la résolution de problèmes et compétences en leadership.
3. Maîtrise démontrée de la rédaction et de la transcription de procès-verbaux.
4. Capacité démontrée à compiler des données et à gérer de façon autonome des projets de petite et moyenne envergure.
5. Capacité démontrée à diriger des demandes à l’échelle de l’organisme et à agir à titre de personne-ressource.
6. Sens aigu des affaires et des finances.
7. Formation, expérience ou utilisation démontrée d’une méthodologie d’amélioration de la qualité à des fins d’amélioration de processus.
8. Capacité manifeste à cerner des enjeux de façon autonome, à planifier des améliorations, à mesurer la réussite et à poursuivre l’amélioration.
9. Excellentes capacités démontrées en informatique avec une maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) et des systèmes d’information sur les patients.
10. Habiletés interpersonnelles et aptitudes à communiquer supérieures et confirmées, à l’oral et à l’écrit.
11. Capacité manifeste à gérer la correspondance courante, à effectuer des tâches et des projets multiples, à accomplir une charge de travail diversifiée dans un contexte de priorités qui changent rapidement et d’échéances exigeantes.
12. Discrétion et maturité démontrées pour traiter des renseignements confidentiels.
13. Engagement manifeste à l’égard de la sécurité des collègues et des patients

QUALITÉS PERSONNELLES : 

1. Capacité démontrée à faire des heures flexibles et à participer à des réunions obligatoires, au besoin.
2. Capacité démontrée à travailler de façon autonome et en équipe.
3. Engagement démontré envers le perfectionnement professionnel continu.
4. Professionnalisme manifeste pour s’occuper de questions confidentielles et de nature délicate.
5. Antécédents professionnels positifs et excellente assiduité.
6. Capacité à satisfaire aux exigences physiques et sensorielles de l’emploi.
7. Capacité à se déplacer entre les emplacements locaux.

Processus de sélection :  Les candidates et les candidats à ce poste seront sélectionnés en fonction de leurs aptitudes, de leurs capacités, de leur expérience et de leurs compétences telles qu’elles seront indiquées dans le curriculum vitæ ou le formulaire de demande dûment rempli. L’hôpital se réserve le droit de mener une entrevue officielle au besoin.

Horizon Santé-Nord s’engage à offrir des mesures d’adaptation aux candidates et candidats en situation de handicap afin de favoriser leur participation aux étapes du recrutement, de l’évaluation, de la sélection et de l’embauche.

HSN REMERCIE TOUTES LES PERSONNES POSANT LEUR CANDIDATURE.
CEPENDANT, NOUS COMMUNIQUERONS UNIQUEMENT AVEC CELLES RETENUES POUR UNE ENTREVUE.
NOUS N’ACCEPTERONS PAS DE DEMANDES APRÈS LA DATE ET L’HEURE DE CLÔTURE.