Commis à l'administration

FONCTION PRINCIPALE :

 Fournir un soutien général en matière de secrétariat, d’administration de bureau et de service à la clientèle au Service des comptes débiteurs.

RELATION HIÉRARCHIQUE :

Sous la direction générale du gestionnaire des Revenus et des Comptes débiteurs.

FONCTIONS :

1. Répondre aux demandes faites par téléphone et rediriger les appels au besoin.
2. Répondre aux demandes générales faites par courriel (boîte de réception du Service) et rediriger les courriels au besoin.
3. Répondre aux demandes des clients qui se présentent au Service et les rediriger au besoin.
4. Accepter les paiements (en espèces, par carte de débit ou de crédit, ainsi que par d’autres méthodes de paiement approuvées) des clients et les enregistrer dans Meditech ou un autre système, au besoin.
5. Administrer la caisse et la petite caisse au quotidien (ouverture et fermeture du tiroir-caisse, feuilles de caisse, manipulation de l’argent, rapprochement des fonds de la petite caisse, etc.).
6. Effectuer le dépôt, le ramassage et la distribution du courrier et traiter le courrier retourné.
7. Imprimer, plier et insérer des factures, des relevés, des lettres ou d’autres communications au sein du Service.
8. Commander des fournitures et des services et créer des demandes d’achat dans Meditech au besoin.
9. Participer à l’administration du processus de traitement des plaintes des patients (enregistrer les plaintes reçues, etc.).
10. Classer la documentation imprimée et électronique, mettre à jour des formulaires, des modèles et des documents relatifs à des procédures et à des normes de travail.
11. Effectuer des inspections mensuelles de la santé et de la sécurité sur le lieu de travail au besoin.
12. Participer aux activités d’éducation et de formation concernant les lois, les normes et les lignes directrices fédérales et provinciales en vigueur qui ont trait à la santé et à la sécurité.
13. Contribuer au développement des apprenants au moyen de soutien pédagogique, de mentorat, de préceptorat et de supervision, selon les besoins.
14. Participer aux activités de formation offertes par l’hôpital.
15. Aider à mener des initiatives d’amélioration, au besoin.
16. Accomplir d’autres tâches, au besoin.

EXIGENCES

ÉDUCATION ET FORMATION :

1. Au moins un diplôme ou un certificat d’un an d’un collège reconnu, en administration des affaires.
2. Certificat de formation du ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences : Sensibilisation des travailleurs à la santé et à la sécurité en 4 étapes.

EXPÉRIENCE : 

1. Au moins six mois d’expérience à un poste comportant des tâches d’administration de bureau et de service à la clientèle à l’aide de dispositifs de point de vente ou de paiement.
2. Expérience de travail dans un milieu hospitalier ou un autre environnement de travail qui gère des renseignements confidentiels ou de nature sensible (préférence).

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES : 

1. Connaissance des procédures de manipulation d’argent, y compris des dispositifs de point de vente.
2. Sens du détail et solides compétences pour l’organisation.
3. Capacité de fournir un service à la clientèle courtois.
4. Vitesse de frappe démontrée d’au moins 50 mots à la minute.
5. Capacité d’utiliser de l’équipement de bureau, notamment des photocopieurs, des imprimantes et des machines à enveloppes, ainsi que de régler les problèmes qui peuvent survenir à ce chapitre.
6. Capacités informatiques de niveau intermédiaire liées aux logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et Power Point de base) et du logiciel Adobe Acrobat.
7. Expérience de l’utilisation du logiciel Meditech (préférence).
8. Capacité démontrée à interagir et à communiquer efficacement avec les patients, les familles et les travailleurs de la santé. 
9. Habiletés interpersonnelles et aptitudes à communiquer supérieures et confirmées.
10. Capacité démontrée à établir une liste de priorité de tâches.
11. Adhésion manifeste à la politique d’HSN sur la protection de la vie privée.
12. Engagement manifeste à l’égard de la sécurité des collègues et des patients.

QUALITÉS PERSONNELLES :

1. Attestation de vérification de casier judiciaire et d’affaires judiciaires (obligatoire).
2. Capacité à faire preuve de tact et de discrétion dans les interactions avec les fournisseurs de soins de santé et les patients.
3. Capacité démontrée à travailler au sein d’une équipe interdisciplinaire.
4. Capacité démontrée à travailler avec un minimum de supervision.
5. Capacité à se déplacer entre les emplacements locaux.
6. Engagement démontré envers le perfectionnement professionnel continu.
7. Professionnalisme manifeste pour s’occuper de questions confidentielles et de nature délicate.
8. Antécédents professionnels positifs et excellente assiduité qui sont démontrés.
9. Capacité à satisfaire aux exigences physiques et sensorielles de l’emploi.

Processus de sélection :  Les candidates et les candidats à ce poste seront sélectionnés en fonction de leurs aptitudes, de leurs capacités, de leur expérience et de leurs compétences indiquées dans le curriculum vitæ ou le formulaire de demande dûment rempli. L’hôpital se réserve le droit de mener une entrevue officielle au besoin. Cette annonce concerne un poste vacant. 
 
Horizon Santé-Nord s’engage à offrir des mesures d’adaptation aux candidates et candidats en situation de handicap afin de favoriser leur participation aux étapes du recrutement, de l’évaluation, de la sélection et de l’embauche.

HSN REMERCIE TOUTES LES PERSONNES POSANT LEUR CANDIDATURE.
CEPENDANT, NOUS COMMUNIQUERONS UNIQUEMENT AVEC CELLES RETENUES POUR UNE ENTREVUE.

NOUS N’ACCEPTERONS PAS DE DEMANDES APRÈS LA DATE ET L’HEURE DE CLÔTURE.