Secrétaire

FONCTION PRINCIPALE : 

 Fournir des services de bureau efficaces et soutenir les activités du programme de Gestion des installations.

RELATION HIÉRARCHIQUE : 

Sous la direction générale du gestionnaire, Installations.

FONCTIONS :

1. Créer des demandes d’achat, vérifier des factures et tenir à jour les systèmes de classement.
2. Faire le suivi de bons et communiquer avec des fournisseurs au besoin.
3. Chercher des fournisseurs pour acquérir des articles spécialisés et assurer la coordination avec eux.
4. Saisir et classer des lettres administratives et des notes de service.
5. Photocopier, numériser, plastifier et tenir à jour des dossiers dans le service.
6. Répondre aux appels et diriger les demandes.
7. Saisir les données des bons de travail quotidiens dans le système de suivi de l’entretien.
8. Assurer l’entretien général du système de suivi des bons de travail.
9. Effectuer les rapprochements de la petite caisse et de cartes de crédit.
10. Tenir à jour le classeur sur la santé et la sécurité et les fiches signalétiques.
11. Coordonner des livraisons et des demandes de clés.
12. Aider à la codification des données sur les paies, au suivi des feuilles de temps et aux demandes de congés au besoin.
13. Déterminer les projets d’amélioration et les faire concorder avec le Plan stratégique d’HSN, faire des suivis et des modifications afin d’atteindre les résultats voulus.
14. Participer aux activités d’éducation et de formation concernant les lois, les normes et les lignes directrices fédérales et provinciales en vigueur qui ont trait à la santé et à la sécurité.
15. Contribuer au développement des apprenants au moyen de soutien pédagogique, de mentorat, de préceptorat et de supervision, selon les besoins.
16. Participer aux activités de formation offertes par l’hôpital.
17. Aider à mener des initiatives d’amélioration, au besoin.
18. Accomplir d’autres tâches, au besoin.

EXIGENCES

ÉDUCATION ET FORMATION : 

1. Au moins un diplôme ou un certificat d’un an d’un collège reconnu en administration de bureau ou administration des affaires.
2. Certificat de formation du ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences : Sensibilisation des travailleurs à la santé et à la sécurité en 4 étapes.

EXPÉRIENCE : 

1. Au moins une année d’expérience pertinente.
2. Expérience dans le domaine des achats (préférence).
3. Expérience de travail avec un logiciel de gestion de données (préférence).

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES : 

1. Connaissance des processus d’approvisionnement, des programmes de gestion de l’entretien ou du système de gestion du temps.
2. Vitesse de frappe démontrée de 40 mots à la minute.
3. Capacité manifeste à cerner des enjeux de façon autonome, à planifier des améliorations, à mesurer la réussite et à poursuivre l’amélioration.
4. Capacités démontrées en informatique avec une maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) et des systèmes d’information (Meditech).
5. Capacité démontrée à interagir et à communiquer efficacement avec les patients, les familles et les travailleurs de la santé.
6. Habiletés interpersonnelles et aptitudes à communiquer confirmées, à l’oral et à l’écrit.
7. Aptitudes efficaces pour la gestion du temps et sens de l’organisation, capacité à organiser et à prioriser, au besoin.
8. Discrétion et maturité démontrées pour traiter des renseignements confidentiels.
9. Adhésion manifeste à la politique d’HSN sur la protection de la vie privée.
10. Engagement manifeste à l’égard de la sécurité des collègues et des patientes.

QUALITÉS PERSONNELLES : 

1. Capacité à faire preuve de tact et de discrétion dans les interactions avec d’autres.
2. Capacité démontrée à travailler de façon autonome et en équipe.
3. Engagement démontré envers le perfectionnement professionnel continu.
4. Professionnalisme manifeste pour s’occuper de questions confidentielles et de nature délicate.
5. Antécédents professionnels positifs et excellente assiduité qui sont démontrés.
6. Capacité à satisfaire aux exigences physiques et sensorielles de l’emploi.
7. Capacité de se déplacer entre les emplacements locaux, permis de conduire valide et accès à un véhicule (sur demande).

Processus de sélection :  Les candidates et les candidats à ce poste seront sélectionnés en fonction de leurs aptitudes, de leurs capacités, de leur expérience et de leurs compétences indiquées dans le curriculum vitæ ou le formulaire de demande dûment rempli. L’hôpital se réserve le droit de mener une entrevue officielle au besoin. Cette annonce concerne un poste vacant. 
 
Horizon Santé-Nord s’engage à offrir des mesures d’adaptation aux candidates et candidats en situation de handicap afin de favoriser leur participation aux étapes du recrutement, de l’évaluation, de la sélection et de l’embauche.

HSN REMERCIE TOUTES LES PERSONNES POSANT LEUR CANDIDATURE.
CEPENDANT, NOUS COMMUNIQUERONS UNIQUEMENT AVEC CELLES RETENUES POUR UNE ENTREVUE.

NOUS N’ACCEPTERONS PAS DE DEMANDES APRÈS LA DATE ET L’HEURE DE CLÔTURE.