Secrétaire médical(e)

FONCTION PRINCIPALE :
Offrir du soutien administratif et des services de bureau spécialisés.

RELATION HIÉRARCHIQUE :
Sous la direction générale du coordonnateur, Soutien organisationnel et opérationnel.

FONCTIONS :
1. Offrir des services de bureau (p. ex., la préparation de procès-verbaux de réunions, de rapports, de notes de service, de formulaires et de gabarits; la saisie au clavier; l’entrée de données; la photocopie et le balayage de documents).
2. Préparer la correspondance interne et externe.
3. Examiner et traiter les demandes et les télécopies reçues.
4. Fixer des rendez-vous et convoquer des réunions au besoin.
5. Aider à préparer des statistiques démographiques et liées aux patients.
6. Entrer les données démographiques et liées aux patients dans le système de dossier médical électronique.
7. Acheminer chaque appel téléphonique à la bonne personne, filtrer les appels se rapportant aux patients, inscrire les patients et les visiteurs, et gérer et distribuer la correspondance reçue.
8. Préparer et traiter les factures.
9. Maintenir les dossiers des patients/clients.
10. Gérer les demandes des médecins (obtenir les résultats de tests ou les rapports en suspens pour les dossiers des patients, communiquer avec les patients concernant leurs résultats, communiquer avec les partenaires du secteur de la santé concernant les demandes de services en attente, etc.) et y répondre.
11. Créer des demandes de services, d’examen ou d’analyses en laboratoire et en tenir compte.
12. Maintenir un système efficace de classement et de repérage d’information.
13. Examiner les dossiers de cas pour décider quoi conserver et détruire tout document désuet selon les procédures et la loi pertinente.
14. Maintenir les bases de données et les listes de contacts au besoin.
15. Gérer et renouveler le stock de fournitures médicales, de nettoyage et de bureau.
16. Participer aux activités d’éducation et de formation concernant les lois, les normes et les lignes directrices fédérales et provinciales en vigueur qui ont trait à la santé et à la sécurité.
17. Participer aux activités de formation offertes par l’hôpital.
18. Aider à mener des initiatives d’amélioration, au besoin.
19. Accomplir d’autres tâches, au besoin.

EXIGENCES
ÉDUCATION ET FORMATION :
1. Au moins un diplôme d’un an d’un collège reconnu, en administration de bureau dans le secteur médical.
2. Certificat de formation du ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences : Sensibilisation des travailleurs à la santé et à la sécurité en 4 étapes.

EXPÉRIENCE :
1. Minimum de six mois d'expérience, de préférence dans un milieu de la santé.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES :
1. Connaissance et maîtrise prouvées de la terminologie médicale.
2. Vitesse de frappe démontrée d’au moins 50 mots à la minute.
3. Maîtrise démontrée pour l’entrée de données.
4. Connaissance et maîtrise prouvées de la préparation de procès-verbaux et de la transcription.
5. Capacités informatiques de niveau intermédiaire liées aux logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et Power Point) et aux systèmes de données sur les patients.
6. Habiletés interpersonnelles et aptitudes à communiquer confirmées.
7. Capacité démontrée à interagir et à communiquer efficacement avec les patients/clients, les familles et les travailleurs de la santé.
8. Capacité démontrée à établir une liste de priorité de tâches.
9. Adhésion manifeste à la politique d’HSN sur la protection de la vie privée.
10. Adhésion manifeste à la sécurité des collègues et des patients/clients.

QUALITÉS PERSONNELLES :
1. Vérification réussie des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables.
2. Capacité démontrée à travailler de façon autonome et en équipe.
3. Engagement démontré envers le perfectionnement professionnel continu.
4. Professionnalisme manifeste pour s’occuper de questions confidentielles et de nature délicate.
5. Antécédents professionnels positifs et excellente assiduité qui sont démontrés.
6. Capacité à satisfaire aux exigences physiques et sensorielles de l’emploi.
7. Capacité à se déplacer entre les emplacements locaux.

Processus de sélection :  Les candidates et les candidats à ce poste seront sélectionnés en fonction de leurs aptitudes, de leurs capacités, de leur expérience et de leurs compétences indiquées dans le curriculum vitæ ou le formulaire de demande dûment rempli. L’hôpital se réserve le droit de mener une entrevue officielle au besoin. Cette annonce concerne un poste vacant. 
 
Horizon Santé-Nord s’engage à offrir des mesures d’adaptation aux candidates et candidats en situation de handicap afin de favoriser leur participation aux étapes du recrutement, de l’évaluation, de la sélection et de l’embauche.

HSN REMERCIE TOUTES LES PERSONNES POSANT LEUR CANDIDATURE.
CEPENDANT, NOUS COMMUNIQUERONS UNIQUEMENT AVEC CELLES RETENUES POUR UNE ENTREVUE.

NOUS N’ACCEPTERONS PAS DE DEMANDES APRÈS LA DATE ET L’HEURE DE CLÔTURE.