secrétaire réceptionniste - Elliot Lake

FONCTION PRINCIPALE :
Offrir du soutien administratif et des services à la clientèle avec efficacité au sein des programmes de santé mentale et de toxicomanie, de développement régional et de consultation externe communautaire.

RELATION HIÉRARCHIQUE :
Sous la direction générale du coordonnateur, Soutien organisationnel et opérationnel.

FONCTIONS :
1. Fournir un soutien administratif à une équipe multidisciplinaire afin d'assurer la coordination des services.
2. Aider à préparer des statistiques et des rapports.
3. Préparer la correspondance interne et externe.
4. Examiner et traiter les demandes et les télécopies reçues.
5. Maintenir des systèmes efficaces de classement pour les ressources du programme, le matériel éducatif, les outils de dépistage et les formulaires à usage interne et externe.
6. Gérer, maintenir et renouveler le stock de fournitures médicales, de nettoyage et de bureau.
7. Répondre à tous les appels entrants, répondre aux demandes de renseignements généraux et orienter les gens vers les ressources appropriées.
8. Gérer la liste d'attente des patients pour les programmes qui lui sont attribués.
9. Planifier les rendez-vous des patients (en personne et par vidéoconférence) et effectuer les appels de rappel.
10. Inscrire les patients, saisir les commandes et entrer les renseignements relatifs aux patients dans le dossier de santé électronique.
11. Fournir un soutien administratif pendant les consultations psychiatriques, notamment en gérant les demandant des médecins et en y répondant, en obtenant la documentation nécessaire et en assurant la liaison avec les parties prenantes internes et externes afin de soutenir la continuité des soins aux patients.
12. Traiter les demandes d'accès à l'information conformément à la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.
13. Préparer et traiter les factures.
14. Mettre en oeuvre des procédures et des protocoles de sécurité dans les cliniques de gestion des risques élevés.
15. Créer et maintenir des bases de données et des listes de contacts.
16. Recevoir, ouvrir et distribuer du courrier.
17. Participer à des réunions d'équipe et à d'autres réunions, au besoin.
18. Rédiger et distribuer le procès-verbal de réunions.
19. Participer aux activités d’éducation et de formation concernant les lois, les normes et les lignes directrices fédérales et provinciales en vigueur qui ont trait à la santé et à la sécurité.
20. Participer aux activités de formation offertes par l’hôpital.
21. Aider à mener des initiatives d’amélioration, au besoin.
22. Accomplir d’autres tâches, au besoin.

EXIGENCES
ÉDUCATION ET FORMATION :
1. Au moins un certificat d’un an d’un collège reconnu en administration de bureau ou administration des affaires.
2. Formation sur l’intervention non violente en cas de crise (préférence).
3. Formation sur la compétence et la sensibilité culturelles (préférence).
4. Certificat de formation du ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences : Sensibilisation des travailleurs à la santé et à la sécurité en 4 étapes.

EXPÉRIENCE :
1. Au moins une année d’expérience pertinente récente.
2. Deux (2) ans d'expérience dans un milieu de services de santé mentale et de toxicomanie (préférence).
3. Un (1) an d'expérience auprès des populations vulnérables (préférence).

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES :
1. Capacité manifeste à suivre des directives et à accomplir des tâches administratives afin d'assurer le bon fonctionnement du programme.
2. Maîtrise démontrée pour l'entrée de données et l'entrée au clavier.
3. Aptitude démontrée pour le raisonnement critique, la résolution de problèmes et le service à la clientèle.
4. Capacité manifeste à accomplir une charge de travail diversifiée dans un contexte de priorités qui changent rapidement et d’échéances exigeantes.
5. Capacité démontrée de travailler de manière efficace et efficiente en équipe dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide.
6. Discrétion et maturité démontrées pour traiter des renseignements confidentiels.
7. Capacités informatiques de niveau avancé et maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et Power Point) et de systèmes pertinents de données sur les patients (Expanse et Oceans).
8. Capacité démontrée à interagir et à communiquer efficacement avec les patients, les familles et les travailleurs de la santé.
9. Habiletés interpersonnelles et aptitudes à communiquer supérieures et confirmées.
10. Capacité démontrée à établir une liste de priorité de tâches.
11. Adhésion manifeste à la politique d’HSN sur la protection de la vie privée.
12. Engagement manifeste à l’égard de la sécurité des collègues et des patients.

QUALITÉS PERSONNELLES :
1. Vérification réussie des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables.
2. Capacité à s’autogérer et à effectuer son travail avec le minimum de supervision.
3. Capacité démontrée à travailler efficacement en tant que membre d’une équipe interdisciplinaire.
4. Capacité à faire preuve de tact et de discrétion dans les interactions avec les fournisseurs de soins de santé et les patients.
5. Engagement démontré envers le perfectionnement professionnel continu.
6. Professionnalisme manifeste pour s’occuper de questions confidentielles et de nature délicate.
7. Antécédents professionnels positifs et excellente assiduité qui sont démontrés.
8. Capacité à satisfaire aux exigences physiques et sensorielles de l’emploi.
9. Capacité à se déplacer entre les emplacements locaux.

Processus de sélection :  Les candidates et les candidats à ce poste seront sélectionnés en fonction de leurs aptitudes, de leurs capacités, de leur expérience et de leurs compétences indiquées dans le curriculum vitæ ou le formulaire de demande dûment rempli. L’hôpital se réserve le droit de mener une entrevue officielle au besoin. Cette annonce concerne un poste vacant. 
 
Horizon Santé-Nord s’engage à offrir des mesures d’adaptation aux candidates et candidats en situation de handicap afin de favoriser leur participation aux étapes du recrutement, de l’évaluation, de la sélection et de l’embauche.

HSN REMERCIE TOUTES LES PERSONNES POSANT LEUR CANDIDATURE.
CEPENDANT, NOUS COMMUNIQUERONS UNIQUEMENT AVEC CELLES RETENUES POUR UNE ENTREVUE.

NOUS N’ACCEPTERONS PAS DE DEMANDES APRÈS LA DATE ET L’HEURE DE CLÔTURE.